手動(dòng)審核和批準(zhǔn)費(fèi)用報(bào)告可能具有挑戰(zhàn)性。當(dāng)員工在客戶會(huì)議、銷售會(huì)議等結(jié)束后返回時(shí)，財(cái)務(wù)部門會(huì)收到大量費(fèi)用報(bào)銷請(qǐng)求。手動(dòng)填寫(xiě)的費(fèi)用報(bào)告容易出錯(cuò)且不準(zhǔn)確。手動(dòng)收集、審查、認(rèn)證和批準(zhǔn)報(bào)銷索賠而又不造成中間任何損失是非常困難的。關(guān)于費(fèi)用審批的事情有很多，一個(gè)小錯(cuò)誤可能會(huì)讓您損失很多錢。

費(fèi)用報(bào)銷是每個(gè)公司都必須處理的財(cái)務(wù)流程之一，但它總是顯得過(guò)于忙碌。員工不喜歡它，因?yàn)樗麄儾幌胩顚?xiě)表格，尤其是當(dāng)他們剛出差回來(lái)時(shí)。財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)花費(fèi)太多時(shí)間驗(yàn)證數(shù)據(jù)、處理索賠、批準(zhǔn)索賠和報(bào)銷員工費(fèi)用。這是企業(yè)需要控制的事情，因?yàn)槿绻患右钥刂?，可能?huì)導(dǎo)致更高的費(fèi)用，如果行動(dòng)更快，每個(gè)人都會(huì)很高興。

什么是費(fèi)用報(bào)銷？

費(fèi)用報(bào)銷是企業(yè)報(bào)銷自費(fèi)員工與業(yè)務(wù)相關(guān)費(fèi)用的一種方式。雖然商務(wù)旅行報(bào)銷很常見(jiàn)，但員工代表組織也可以報(bào)銷教育、醫(yī)療和其他費(fèi)用。

三種員工費(fèi)用報(bào)銷

以下是大多數(shù)組織中常見(jiàn)的三種報(bào)銷類型：

旅行和里程報(bào)銷

業(yè)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷

醫(yī)療報(bào)銷

旅行和里程報(bào)銷

企業(yè)在員工開(kāi)始出差時(shí)處理差旅報(bào)銷。他們可以預(yù)測(cè)一些費(fèi)用，例如機(jī)票和住宿，并提前預(yù)訂。

但是，有些費(fèi)用只能在旅行時(shí)支付，例如出租車和餐費(fèi)。盡管企業(yè)通常為這些費(fèi)用提供每日津貼，但員工最終還是要承擔(dān)其中一些附帶費(fèi)用。

在同一城市舉行商務(wù)會(huì)議或活動(dòng)時(shí)，員工使用私人交通工具比讓組織為他們安排交通更容易。在這種情況下，員工可以要求里程報(bào)銷他們花在汽油上的錢。

業(yè)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷

有時(shí)，員工會(huì)支付辦公用品、與業(yè)務(wù)伙伴的餐費(fèi)或幫助他們更好地完成工作的培訓(xùn)計(jì)劃的費(fèi)用。從技術(shù)上講，這是一項(xiàng)業(yè)務(wù)費(fèi)用，可以報(bào)銷。這些報(bào)銷通常不被視為工資，因此不對(duì)雇員征稅。

醫(yī)療保健報(bào)銷

企業(yè)為員工提供醫(yī)療保健報(bào)銷(HRA) 和靈活支出賬戶(FSA) 等福利，這些福利本質(zhì)上是醫(yī)療報(bào)銷。這些通常是雇主資助的稅收優(yōu)惠福利計(jì)劃，允許企業(yè)報(bào)銷員工在治療、健康保險(xiǎn)和其他合格醫(yī)療費(fèi)用上花費(fèi)的錢。

處理員工費(fèi)用報(bào)銷的最佳方法

當(dāng)然是工作流程自動(dòng)化！雖然專門的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)似乎是最明顯的選擇，但沒(méi)有一刀切的解決方案。您需要一個(gè)白色編碼的無(wú)代碼費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)用程序，該應(yīng)用程序允許您根據(jù)您獨(dú)特的業(yè)務(wù)需求完全定制流程；適應(yīng)并執(zhí)行您的費(fèi)用政策的系統(tǒng)。

使用現(xiàn)成的解決方案，您必須解決現(xiàn)有結(jié)構(gòu)以適應(yīng)您的工作流程。這違背了為專門的員工報(bào)銷系統(tǒng)支付高額賬單的目的。

為什么要自動(dòng)化費(fèi)用報(bào)銷流程？

雇員和雇主均受益于報(bào)銷。除了明顯的稅收優(yōu)惠外，雙方還有一些無(wú)形的好處。

為您的員工支付教育課程費(fèi)用可以鼓勵(lì)他們發(fā)展對(duì)您的企業(yè)大有裨益的技能。醫(yī)療報(bào)銷表明您關(guān)心他們。它可以提高忠誠(chéng)度并提高保留率。

跟蹤您的索賠還可以幫助您控制支出。您可以識(shí)別不必要的員工支出領(lǐng)域并做出明智的決策，以幫助您降低成本。具體可參考推來(lái)客費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)模板，傳送門：費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)。

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